Pengendalian Umum

PENGENDALIAN UMUM

Oleh:

Kelompok 1

Adi Patria (155610097)

Isti Yudawati (155610087)

Ramadhan Nur F (155610112)

Gani ArRauuf S (155610100)

Muqlis Diagama (155610098)

Khurmain Sutrya (155610090)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AKAKOM YOGYAKARATA

2018

PENGERTIAN

Pengendalian umum didefinisikan sebagai sistem pengendalian internal komputer yang berlaku umum meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi secara menyeluruh. Artinya ketentuan – ketentuan dalam pengendalian tersebut berlaku untuk seluruh kegiatan komputerisasi yang digunakan diperusahaan tersebut.

            Sedangkan Pengendalian umum pada perusahaan biasanya dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal, terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal biasanya terhadap sistem informasi di level manajemen (misal: sistem operasi)

  

RUANG LINGKUP

1.PENGENDALIAN ORGANISASI

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.
Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.
Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

2. PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

           Dokumentasi yang diperlukan meliputi

1. Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
2. Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file(termasuk kamus data), format output  sistem, dan deskripsi input output sistem.
3. Dokumentasi program.
4. Dokumentasi data
5. Dokumentasi operasi
6. Dokumentasi untuk pengguna.

Teknik Dokumentasi Sistem

Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah :

(1)   analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan

(2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses

–    Flowcahart program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.

–      Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.

–     Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  

–        Use Case.

3. PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga.

Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungj awaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent

4. PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

Pengendalian Proses Audit Sistem Informasi

AUDIT SISTEM INFORMASI

“Pengendalian Proses”

Disusun Oleh :

Khurmain Sutrya ( 155610090 )

Adi Patria ( 155610097 )

Isti Yudawati ( 155610087 )

Ramadhan Nur Febriansyah ( 155610112 )

Gani ArRauuf S ( 155610100 )

Muqlis Diagama ( 155610098 )

SISTEM INFORMASI

STMIK AKAKOM

YOGYAKARTA

2018

PENGENDALIAN PROSES

Subsistem yang bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan, pengurutan, pengklasifikasian dan pengikhtisaran data. Pengendalian pemrosesan menjamin kelengkapan dan keakuratan akumulasi data. Pengendalian ini menjamin bahwa data yang berada didalam database/file tetap lengkap dan akurat hingga berubah sebagai akibat dari rutinitas pemrosesan yang terotorisasi atau modifikasi.

1.       Pengendalian Prosesor

Pengendalian atas prosesor adalah deteksi kesalahan dan koreksi, unit pengendali akan menarik perintah dari memori utama, dengan begitu  dapat merefleksikan instruksi dan mengevaluasi sekali lagi (multiole execution states) pengendalian waktu dan repilkasi komponen.

2.       Pengendalian Real dan Virtual memori

Memori (real) merupakan tempat sementara dari sebagian apilkasi atau program yang akan dijalan atau dieksekusi untuk disimpan. Pengendalian yang ada atas memori harus mampu mendeteksi dan mengoreksi kesalahan penggunaan memori. Penggunaan memori sendiri sebaiknya dikendalikan dengan baik, khususnya akses terhadap bagian-bagian dari memori yang tersedia untuk digunakan. Sedangkan memori (virtual) ad ajika alamat tempat penyimpanan lebih besar dari memori (real) yang ada.

3.       Pengendalian Sistem Operasi

Berbagai teknik kontrol untuk menjaga integritas sistem operasi dan pengujian terkait yang dapat dilakukan oleh auditor, adalah sebagai berikut.

a.       Mengendalikan hak akses.

·         Tujuan auditor adalah untuk memastikan bahwa hak akses yang diberikan dengan cara yang konsisten dengan kebutuhan untuk memisahkan fungsi yang tidak kompatibel dan sesuai dengan kebijakan organisasi.

·         Prossedur audit yang berkaitan dengan hak akses.

i.                    Meninjau kebijakan organisasi untuk memisahkan fungsi yang tidak kompatibel dan memastikan bahwa mereka mempromosikan keamanan yang wajar.

ii.                  Meninjau hak istimewa dari pilihan kelompok pengguna dan individu untuk menentukan apakah hak akses mereka sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan posisi mereka.

iii.                Meninjau catatan personil untuk menentukan apakah karyawan yang diberi kewenangan menjalani pemeriksaan izin keamanan  secara intensif sesuai dengan kebijakan perusahaan.

iv.                 Meninjau catatan karyawan untuk menentukan apakah pengguna telah secara formal mengakui tanggung jawab mereka untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan.

v.                   Meninjau berapa kali log-on pengguna yang diizinkan. Izin harus sepadan dengan tugas yang dilakukan.

b.      Pengendalian Password

·         Password adalah kode rahasia yang dimasukkan oleh user untuk dapat mengakses sistem, aplikasi, file data, atau server jaringan. Jenis password ada dua, yaitu: reusable passwords dan one-time passwords. Tujuan auditor terkait password adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki kebijakan password memadai dan efektif untuk mengendalikan akses terhadap sistem operasi.

·         Prosedur audit terkait password antara lain.

i.                    Memverifikasi bahwa semua pengguna diharuskan untuk memiliki password.

ii.                  Memverifikasi bahwa pengguna baru diinstruksikan dalam penggunaan password dan pentingnya pengendalian password.

iii.                Meninjau prosedur pengendalian password untuk memastikan bahwa password diubah secara teratur.

iv.                 Meninjau file password untuk menentukan bahwa password yang lemah diidentifikasi dan tidak diijinkan.

v.                   Memverifikasi bahwa file password dienkripsi dan bahwa kunci enkripsi telah diamankan dengan baik.

vi.                 Menilai kecukupan standar password seperti panjangnya password dan jangka waktu kadaluwarsa password.

vii.               Meninjau kebijakan dan prosedur penguncian (lockout).

viii.              

c.       Pengendalian terhadap program yang berbahaya dan destruktif

·         Tujuan audit terkait virus dan program destruktif lainnya adalah untuk memverifikasi kebijakan dan prosedur manajemen yang efektif telah ditempatkan untuk mencegah pemasukan dan penyebaran program-program destruktif, seperti virus, worms, back doors¸ logic bombs, dan Trojan Horse.

·         Prosedur audit terkait dengan virus dan program destruktif lainnya, antara lain.

i.                    Melalui interview, menentukan bahwa karyawan operasional telah dididik mengenai virus komputer dan sadar akan risiko penggunaan komputer yang dapat memasukkan dan menyebarkan virus dan program berbahaya lainnya.

ii.                  Memverifikasi bahwa software baru telah diuji pada workstation mandiri sebelum diimplementasikan pada host atau jaringan server.

iii.                Memverifikasi bahwa versi terkini software antivirus telah diinstal pada server dan upgrade-nya diunduh secara teratur pada workstation.

4.       Pengendalian Software Aplikasi

Pengendalian atas software aplikasi dapat dilakukan dengan menerapkan teknik-teknik pengujuan validai seperti : Overvlow & range untuk field, Reasonableness & Sign Check untuk record dan Crossfooting & Control Totals untuk file. Selain itu pengendalian aplikasi juga sebaiknya memperhatikan car-cara pemrograman atas aplikasi itu sendiri, antara lain :

·         Cara pembulatan yang baik.

·         Pencetakan kendali total.

·         Meminimalisisr interverensi manusia.

·         Mengerti kebiasaan hardware/software.

·         Menggunakan perikraan yang kompleks.

·         Hindari rutin untuk menghentikan program otomatis.

Apabila program aplikasi menggunakan database, maka program tersebut harus mengikuti update tertentu dan protocol laporan untuk melindungi integritas database. Update protocol antara lain mencakup:

·         Update Protocols : pemriksaan transaksi & master file yang berurutan pastikan semua record pada file diproses, proses banyak transaksi untuk recor tunggal dengan urutan yang benar, dan perawatan suspense account.

·         Report Protocols : Cetak data control untuk internal tables (standing data),  cetak total control run-to-run, dan cetak akun yang ditubda.

5.       Batch Processing dan on-line/real time/net-working processing system

Batch processing adalah suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Tiap batch ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan langsung diproses.

Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.

Online processing merupakan sebuah sistem yang mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data, dalam kendali komputer induk. Informasi-informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus diupdatekan ke data induk.

Salah satu contoh penggunaan online processing adalahtransaksi online (E-commerce, Ebay, Internet Banking, Reservation Ticket, Pendaftaran Online,dll). Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

Metode pemasukkan dan pemrosesan data antara lain :

·         Batch Input and Processing.

Pada metode ini dokumen dasar (seperti order penjualan) dibuat secara manual, dikumpulkan untuk suatu periode tertentu baik harian, mingguan, maupun bulanan. Dokumen dikumpulkan dan diproses ke dalam media yang dapat dibaca komputer dan masih merupakan transaction file.

·         On Line Input With Batch Processing

Dalam metode ini transaksi tidak dikumpulkan terlebih dahulu. Setiap transaksi langsung dimasukkan ke terminal. Sedangkan dokumen dasar dapat digunakan seabagi dasar pemasukkan data. Transaksi disimpan secara on-line dan diproses dalam master file pada periode interval yang sudah ditentukan. Media yang sering digunakan adalah magnetic disk.

·         On Line Input With Areal Time Processing

Dalam metode ini transaksi dimasukkan secara sendiri-sendiri ke terminal dan master file langsung berubah pada saat transaksi itu dimasukkan. Magnetic disk merupakan media yang digunakan sebagai Secondary Storage.

6.       Audit Trail Controls

Audit Trail merupakan salah satu fitur dalam suatu program yang mencatat semua kegiatan yang dilakukan tiap user dalam suatu tabel log. secara rinci. Audit Trail secara default akan mencatat waktu , user, data yang diakses dan berbagai jenis kegiatan. Jenis kegiatan bisa berupa menambah, merungubah dan menghapus. Audit Trail apabila diurutkan berdasarkan waktu bisa membentuk suatu kronologis manipulasi data.Dasar ide membuat fitur Audit Trail adalah menyimpan histori tentang suatu data (dibuat, diubah atau dihapus) dan oleh siapa serta bisa menampilkannya secara kronologis. Dengan adanya Audit Trail ini, semua kegiatan dalam program yang bersangkutan diharapkan bisa dicatat dengan baik.

Cara Kerja Audit Trail

Audit Trail yang disimpan dalam suatu tabel

·         Dengan menyisipkan perintah penambahan record ditiap query Insert, Update dan Delete

·         Dengan memanfaatkan fitur trigger pada DBMS. Trigger adalah kumpulan SQL statement, yang secara otomatis menyimpan log pada event INSERT, UPDATE, ataupun DELETE pada sebuah tabel.

Fasilitas Audit Trail

Fasilitas Audit Trail diaktifkan, maka setiap transaksi yang dimasukan ke Accurate, jurnalnya akan dicatat di dalam sebuah tabel, termasuk oleh siapa, dan kapan. Apabila ada sebuah transaksi yang di-edit, maka jurnal lamanya akan disimpan, begitu pula dengan jurnal barunya.

Hasil Audit Trail

Record Audit Trail disimpan dalam bentuk, yaitu :

·         Binary File – Ukuran tidak besar dan tidak bisa dibaca begitu saja

·         Text File – Ukuran besar dan bisa dibaca langsung

·         Tabel.

Audit Trail merupakan urutan kronologis catatan audit, yang masing-masing berisikan bukti langsung yang berkaitan dengan yang dihasilkan dari pelaksanaan suatu proses bisnis atau fungsi sistem. Catatan audit biasanya hasil kerja dari kegiatan seperti transaksi atau komunikasi oleh orang-orang individu, sistem, rekening atau badan lainnya. Dengan adanya Audit Trail diharapkan semua kronologis/kegiatan program  dapat terekam dengan baik. IT Audit Trail bisa dikatakan ke akuratan dalam mencatat semua transaksi yang diisi, diubah, atau dihapus oleh seseorang, seseorang di sini merupakan seorang IT yang tentunya ahli dibidang IT Audit. Fasilitas ini dinamakan Audit Trail. Fasilitas ini dapat diaktifkan atau di non-aktifkan melalui menu preferences.Jadi, apa pun yang dilakukan oleh user di Accurate dapat dipantau dari laporan Audit Trail. Laporan ini dapat berupa summary (aktivitas apa saja yang dilakukan), atau detail (semua perubahan jurnal akan ditampilkan).

7.       Existance Control

Asersi tentang keberadaan atau terjadinya berhubungan    dengan apakah aktiva atau utang perusahaan benar–benar ada pada tanggal neraca dan transaksi–transaksi yang tercatat telah benar–benar terjadi selama periode tertentu.

Keberadaan (eksistensi) suatu aktiva tidak hanya dilihat dari ujud fisiknya saja, seperti kas , persediaan dan aktiva tetap , namun ada pula yang tidak ada ujud fisiknya , misalnya piutang dan utang usaha. Sehubungan dengan saldo piutang  di atas , manajemen hanya menyatakan bahwa piutang yang terdiri dana piutang usaha , benar – benar ada pada tanggal neraca.

Berkaitan dengan masalah keberadaan dan keterjadian (existence and occurrence), biasanya auditor akan memastikan hal-hal sebagai berikut:

·         Validitas/pisah batas (cutoff): semua transaksi tercatat benar-benar telah terjadi selama periode akuntansi.

·         Validitas (validity): semua aktiva, kewajiban, ekuitas adalah valid dan telah dicatat sebagaimana mestinya dalam neraca.

Pada saat auditor memeriksa siklus penjualan dan penagihan, ia harus mengikuti tiga alur transaksi utama, yaitu: penjualan kredit, penagihan, dan penyesuaian penjualan. Waktu dan perhatian yang diberikan kepada tujuan audit ini tergantung pada kepentingan dan materialitas transaksi pada proses bisnis inti entitas.

8.       Pemrograman dan Pengujian

Dalam mengembangkan suatu rencana audit secara keseluruhan, auditor menggunakan lima jenis pengujian untuk menentukan apakah laporan keuangan telah disajikan secara wajar.

·         Prosedur Penilaian Risiko.

Penilaian ini dilaksanakan untuk menilai risiko salah saji yang material dalam laporan keuangan. Auditor melaksanakan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, prosedur analitis, dan pengujian atas rincian saldo sebagai respons terhadap penilaian auditor atas risiko salah saji yang material. Sebagian besar prosedur penilaian risiko auditor dilakukan untuk memahami pengendalian internal.

·         Pengujian Pengendalian.

Pemahaman auditor atas pengendalian internal digunakan untuk menilai resiko pengendalian bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi. Apabila kebijakan dan prosedur pengendalian dianggap telah dirancang secara efektif, auditor akan menilai risiko pengendalian pada tingkat yang mencerminkan keefektifan relatif pengendalian tersebut. Untuk mendapatkan bukti tepat yang mencukupi guna mendukung penilain itu, auditor melaksanakan pengujian pengendalian. Pengujian pengendalian, baik secara manual maupun terotomatisasi, dapat mencakup jenis-jenis bukti berikut: meminta keterangan dari personil klien yang tepat; memeriksa dokumen, catatan, dan laporan; mengamati aktivitas yang berkaitan dengan pengendalian; dan melaksanakan-ulang prosedur klien. Auditor melaksanakan walkthrough sistem sebagai bagian dari prosedur untuk mendapatkan pemahaman guna membantunya menentukan apakah pengendalian telah berjalan dengan semestinya. Pengujian pengendalian juga digunakan untuk menentukan apakah pengendalian tersebut efektif dan biasanya meliputi pengujian atas sampel transaksi. Prosedur untuk memahami pengendalian internal biasanya tidak memberikan bukti yang tepat yang mencukupi bahwa pengendalian telah beroperasi secara efektif. Suatu pengecualian dapat diberlakukan untuk pengendalian yang terotomatisasi karena kinerjanya sudah konsisten.

·         Pengujian Substansial atas Transaksi.

Pengujian substantif adalah prosedur yang dirancang untuk menguji salah saji dolar (salah saji moneter) yang secara langsung mempengaruhi kebenaran saldo laporan keuangan. Auditor dapat mengandalkan pada tiga jenis pengujian substantif: pengujian substantif atas transaksi; prosedur analitis; dan pengujian rincian saldo.

·         Prosedur analitis

Melibatkan perbandingan jumlah yang tercatat dengan harapan yang dikembangkan oleh auditor. Dua tujuan paling penting dari prosedur ini dalam mengaudit saldo akun adalah: menunjukkan salah saji yang mungkin dalam laporan keuangan; dan memberikan bukti substantif. Apabila auditor mengembangkan ekspektasi dengan menggunakan prosedur analitis dan menyimpulkan bahwa saldo akhir akun tertentu mungkin diabaikan atau ukuran sampel dikurangi. Standar auditing menyatakan bahwa prosedur analitis merupakan jenis pengujian substantif, apabila dilaksanakan untuk memberikan bukti tentang saldo akun.

·         Pengujian rincian saldo

Berfokus pada saldo akhir buku besar baik untuk akun neraca maupun laporan laba-rugi. Penekanan utamanya dalam sebagian besar pengujian rincian saldo adalah pada neraca. Pengujian atas saldo akhir ini sangat oenting karena bukti-bukti biasanya diperoleh dari sumber independen dengan klien, dan dianggap sangat dapat dipercaya. Pengujian rincian saldo dapat membantu dalam menetapkan kebenaran moneter akun-akun yang berhubungan dan karenanya merupakan pengujian substantif.

DAFTAR PUSTAKA

1.       https://books.google.co.id/books?id=_iU3DgAAQBAJ&pg=PA101&lpg=PA101&dq=pengendalian+prosesor+audit&source=bl&ots=DjpM8WvCep&sig=bS_BGK-nh-X2jgknRvr3bFgL-9A&hl=ban&sa=X&ved=0ahUKEwjKsaumzLvbAhWNfCsKHfzoA0oQ6AEIUjAE#v=onepage&q=pengendalian%20prosesor%20audit&f=false

2.       https://www.e-akuntansi.com/2015/09/berbagai-macam-pengujian-audit.html

3.       https://wisnucreation.wordpress.com/2011/04/04/pengertian-audit-trail/